Comparatif
Rendeau ou le tableur et le modèle de rapport, que choisir
C’est la méthode de la grande majorité des services en régie, et elle a produit des rapports parfaitement conformes pendant vingt ans : un classeur de volumes tenu par le secrétariat, et le rapport de l’exercice précédent ouvert en mai pour être mis à jour. Voici, ligne par ligne, ce que cette méthode donne et ce qu’elle ne peut structurellement pas donner, sans caricature du tableur.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Rendeau | le tableur de volumes et le modèle de rapport de l’an dernier |
|---|---|---|
| Fréquence du bouclage | Douze bouclages par exercice, un à chaque saisie mensuelle | Un seul bouclage, en mai ou en juin, sur douze mois d’un coup |
| Détection d’un écart de volume | Alerte par courriel au dépassement du seuil que vous avez paramétré | Aucune, l’écart se découvre au calcul de l’exercice suivant |
| Calcul du rendement P104.3 | Formule appliquée sans interprétation et affichée à côté du résultat | Formule recopiée d’une année sur l’autre, périmètre rarement revérifié |
| Test du seuil réglementaire | Indice linéaire de consommation, seuil déduit, comparaison automatique | À poser à la main, souvent découvert après coup |
| Traçabilité d’un indicateur | Note de calcul remontant jusqu’à l’index du compteur et sa date de saisie | Une cellule qui contient un nombre, sans origine consultable |
| Historique pluriannuel | Cinq exercices comparés, graphiques d’évolution des indicateurs | Un fichier par année, onglets et formats qui changent avec l’agent |
| Rédaction du rapport | Rapport complet édité en format modifiable, texte, tableaux et graphiques | Modèle de l’an dernier repris, avec le risque du chiffre resté de l’avant |
| Pièces de séance | Projet de délibération et avis de mise à disposition du public fournis | À rédiger séparément, souvent la veille de la convocation |
| Préparation de l’observatoire | Fichier structuré aux libellés du questionnaire, contrôle des valeurs manquantes | Chaque valeur recherchée dans le rapport, puis recopiée à l’écran |
| Départ de l’agent qui tenait le fichier | Le service garde la méthode, les comptes et l’historique | Le fichier survit, la logique de ses formules beaucoup moins |
Ce que le tableur fait très bien
Il ne coûte rien, il est déjà installé, et il ne demande l’autorisation de personne. Un secrétariat qui maîtrise son classeur produit en une journée un tableau de volumes lisible, avec exactement les colonnes du service et pas une de plus. Pour un ajustement de dernière minute avant la séance, aucun logiciel ne va plus vite. La souplesse est réelle, et c’est précisément elle qui explique que la méthode ait tenu aussi longtemps dans les services de quelques centaines d’abonnés.
Il faut aussi reconnaître que le tableur est le meilleur endroit pour poser une question ponctuelle : simuler l’effet d’un volume de service oublié, tester une hypothèse de linéaire, comparer deux méthodes d’estimation. Nous ne cherchons pas à le supprimer du service. Nous cherchons à lui retirer la charge qu’il porte mal, celle d’être à la fois le registre des relevés, le moteur de calcul, la mémoire pluriannuelle et la preuve en séance.
Là où il lâche, ce n’est pas le calcul, c’est la fréquence
Un tableur ne se réveille pas tout seul le 5 du mois. Personne n’ouvre le classeur en mars pour vérifier que le volume mis en distribution reste cohérent avec la consommation attendue, parce que rien ne le demande et que le rapport n’est dû qu’en septembre. C’est cette absence de rendez vous mensuel, et non une faiblesse de formule, qui laisse une fuite de quatre mètres cubes par heure tourner jusqu’au bouclage suivant, sans bruit et sans flaque.
La deuxième faiblesse est la mémoire. Une correction faite en juin sur un relevé de mars ne laisse aucune trace : la cellule change, l’ancienne valeur disparaît. Quand l’agence de l’eau demande d’où vient un indice linéaire de pertes transmis deux ans plus tôt, la reconstitution occupe une demi journée et se termine souvent par une valeur légèrement différente, ce qui est le plus inconfortable des résultats possibles pour un service public.
Le coût réel du modèle repris chaque année
Le modèle de rapport de l’exercice précédent est un piège discret. On le duplique, on remplace les chiffres qu’on voit, et il reste toujours une valeur de l’avant dernier exercice quelque part : un nombre d’abonnés dans un paragraphe de texte, un linéaire dans un tableau annexe, une date de délibération en pied de page. Ces erreurs ne se voient pas en relecture parce que le document paraît familier, et elles se retrouvent ensuite dans les données publiées.
Le second coût est le temps de reconstitution. Les secrétariats que nous accompagnons décrivaient six semaines fractionnées entre mai et septembre, non pas de rédaction, mais de recherche de pièces et de recalcul. Avec un moteur qui a déjà bouclé douze fois, ce temps tombe à environ trois jours de travail effectif, consacrés à la relecture, au commentaire d’exercice et à la vérification des tableaux. Le rapport devient une relecture, plus une reconstitution.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si votre service compte quelques centaines d’abonnés, un seul point de production, aucune vente en gros et un agent parfaitement à l’aise avec son classeur, le tableur reste un choix défendable. Il en va de même si le rendement est confortablement au dessus du seuil depuis plusieurs exercices et que le réseau ne réserve pas de surprise. Un abonnement se justifie par la détection en cours d’exercice et par la traçabilité. Sans besoin sur ces deux points, gardez votre classeur.
Le verdict
Le tableur ne perd pas sur le calcul, il perd sur le calendrier et sur la mémoire. Tant que le bouclage n’a lieu qu’une fois par an, un écart de volumes reste invisible pendant des mois et chaque indicateur transmis devient difficile à justifier deux ans plus tard. Si vous voulez voir vos écarts pendant l’exercice et répondre en séance sans rouvrir un classeur, le moteur de calcul prend le relais.
Questions frequentes
- Peut on garder son tableur en parallèle ?
- Oui, et beaucoup de services le font la première année. Le classeur reste utile pour les simulations ponctuelles et pour vérifier une valeur que l’on connaît par cœur. Ce qui change, c’est qu’il cesse d’être la source officielle des indicateurs et de la note de calcul.
- Nos trois derniers exercices sont dans des fichiers différents, sont ils récupérables ?
- Oui. La reprise des trois derniers exercices est comprise dans les formules Service intercommunal et Syndicat et double compétence. Vous saisissez les volumes annuels de ces exercices, ce qui prend une demi journée, et vous disposez immédiatement de l’historique de comparaison qui rend l’alerte mensuelle pertinente.
- Le rapport produit est il modifiable comme un document bureautique ?
- Oui. Le rapport est édité en format modifiable précisément pour que vous ajoutiez votre commentaire d’exercice, vos travaux et vos décisions avant la présentation. Une version prête à diffuser accompagne ce document modifiable, ainsi que le projet de délibération et l’avis de mise à disposition du public.
Rendeau ou le tableur et le modèle de rapport, que choisir
Le tableur ne perd pas sur le calcul, il perd sur le calendrier et sur la mémoire. Tant que le bouclage n’a lieu qu’une fois par an, un écart de volumes reste invisible pendant des mois et chaque indicateur transmis devient difficile à justifier deux ans plus tard. Si vous voulez voir vos écarts pendant l’exercice et répondre en séance sans rouvrir un classeur, le moteur de calcul prend le relais.