Bilan des volumes et rapport annuel d’un service d’eau en régie

Neuf mois pour présenter, douze pour voir la fuite

Le code général des collectivités territoriales laisse neuf mois après la clôture pour présenter le rapport sur le prix et la qualité du service à l’assemblée délibérante. Pour un exercice clos au 31 décembre, la date à retenir est le 30 septembre. Viennent ensuite la mise à disposition du public et la saisie dans l’observatoire national. Sur le papier, le délai est confortable. Dans les services que nous suivons, le dossier s’ouvre pourtant en mai, quand le secrétariat retrouve le modèle de l’exercice précédent.

Ce décalage a une conséquence que personne ne mesure au moment de l’accepter. Tant que le bilan des volumes n’est bouclé qu’une fois, sur douze mois d’un coup, une anomalie née en mars n’apparaît qu’au calcul de l’année suivante. Une fuite de quelques mètres cubes par heure ne fait ni bruit ni flaque : elle fait un écart entre le volume mis en distribution et le volume comptabilisé. Le service possède la donnée dès le relevé suivant. Il lui manque seulement la comparaison.

Les six postes du bilan des volumes, un par un

Un bilan des volumes n’est pas une soustraction, c’est une comptabilité. Ce qui entre dans le réseau doit se retrouver quelque part : en consommation comptabilisée chez les abonnés, en volumes de service, en ventes en gros, ou en pertes. Tant que chaque poste n’est pas isolé et daté, le rendement calculé en fin d’exercice reste une opinion. La difficulté tient au fait que ces valeurs vivent dans quatre endroits différents et ne parlent pas des mêmes dates.

Le volume produit sort d’un totalisateur relevé à la main dans le local de pompage. Le volume comptabilisé sort du fichier de facturation. Les achats et les ventes en gros sortent de conventions signées avec le syndicat voisin, parfois relevées par lui. Les volumes de service, purges de conduite, lavages de réservoir, essais de poteaux, ne sont écrits nulle part et finissent en pertes par défaut, ce qui dégrade un rendement sans qu’aucun mètre cube ne se soit échappé.

Les six postes à isoler avant tout calcul

• Le volume produit, relevé au totalisateur de chaque ressource
• Les volumes achetés en gros aux services voisins, conventions à l’appui
• Les volumes vendus en gros à d’autres services
• Le volume comptabilisé aux abonnés, issu du fichier de facturation
• Les volumes de service : purges, lavages de réservoir, poteaux d’incendie
• Les pertes, qui ne se mesurent jamais et se déduisent toujours

Aligner les périodes avant d’additionner quoi que ce soit

L’erreur la plus fréquente dans les tableurs repris d’un exercice à l’autre ne porte pas sur la formule, elle porte sur les dates. Le totalisateur de production est relevé le 3 du mois, le fichier de facturation couvre un semestre décalé, la convention de vente en gros se règle sur un relevé de fin de trimestre. Additionner ces trois séries sans les ramener à la même période produit un écart qui ressemble à une fuite, sans être autre chose qu’un décalage de calendrier.

La méthode qui tient est simple à énoncer et exigeante à appliquer : chaque valeur porte sa date de relevé, et le calcul redresse au prorata des jours quand la période ne coïncide pas avec l’exercice. Sur une facturation semestrielle, cela veut dire estimer la part consommée avant le 31 décembre, puis corriger l’exercice suivant quand le relevé réel arrive. Documenter ce redressement en une ligne vaut mieux que le refaire de mémoire deux ans plus tard.

Boucler chaque mois plutôt qu’une fois par an

Le calcul réglementaire est annuel, mais rien n’oblige à ne le faire qu’une fois. Un service qui saisit chaque mois ses index de production, ses volumes achetés et exportés, ses comptages de service et ses interventions obtient douze bouclages au lieu d’un. La saisie prend quelques minutes sur un mois, et devient une reconstitution de plusieurs jours sur douze. C’est le même travail, réparti autrement, avec un effet secondaire qui change la nature de l’exercice.

Cet effet secondaire, c’est la détection. Une fuite continue de quelques mètres cubes par heure se traduit par un écart régulier et croissant entre le volume mis en distribution et la consommation attendue, très différent d’une pointe saisonnière. Comparé au mois précédent et à la même période des exercices antérieurs, cet écart se voit. Le calcul réglementaire devient un outil d’exploitation, et le rapport annuel une mise au propre de ce qui a déjà été vérifié douze fois.

Le rendement P104.3 et les erreurs de périmètre

Le rendement du réseau de distribution rapporte ce qui a été utilement consommé à ce qui a été mis à disposition. Au numérateur, le volume consommé autorisé, qui comprend les consommations comptabilisées des abonnés et les volumes de service, augmenté des volumes vendus à d’autres services. Au dénominateur, le volume produit augmenté des volumes achetés en gros. La formule tient en une ligne. Les gestes qui font gagner ou perdre quatre points sans qu’aucune vanne n’ait bougé se trouvent tous au numérateur.

Oublier les volumes de service abaisse le rendement. Compter deux fois un volume vendu en gros, dans le comptabilisé puis dans les ventes, le remonte artificiellement. Prendre le volume facturé au lieu du volume comptabilisé introduit les décalages de facturation dans un indicateur physique. Un rendement qui bouge de plusieurs points sans travaux ni casse signalée vient presque toujours d’un de ces trois écarts de périmètre, jamais du réseau lui même.

L’indice linéaire de pertes et le linéaire hors branchements

L’indice linéaire de pertes en réseau rapporte le volume perdu à la longueur du réseau et au nombre de jours, en mètres cubes par jour et par kilomètre. Il dit autre chose que le rendement : un même pourcentage de pertes n’a pas la même gravité sur un réseau rural très étendu et sur un bourg dense. Le linéaire à retenir est celui du réseau de desserte hors branchements, défini de la même façon d’un exercice à l’autre.

Cette longueur est aussi ce qui classe le service. La densité linéaire d’abonnés, nombre d’abonnés rapporté au linéaire, place le réseau en catégorie rurale, intermédiaire ou urbaine, et cette catégorie commande la lecture des valeurs obtenues. Un service qui corrige son linéaire après un travail de recolement voit bouger son indice de pertes, sa densité et parfois sa catégorie. Il faut l’écrire dans le rapport, sinon la variation ressemble à une dégradation du réseau alors qu’elle vient du plan.

Le seuil du décret du 27 janvier 2012 et ce qu’il déclenche

Le seuil ne se lit pas dans une table, il se calcule. On établit d’abord l’indice linéaire de consommation, à partir du volume consommé autorisé, des volumes vendus à d’autres services et du linéaire hors branchements. Le rendement seuil vaut alors 65 % augmenté du cinquième de cet indice, ou 70 % augmenté du cinquième de cet indice si le prélèvement se situe en zone de répartition des eaux. Le rendement de l’exercice est comparé à ce seuil et à la valeur de 85 %.

En dessous, deux conséquences arrivent ensemble. Un plan d’actions de réduction des pertes devient obligatoire dans les deux ans, adossé à un descriptif détaillé des ouvrages à jour. Et le taux de la redevance de prélèvement due à l’agence de l’eau est doublé tant que ce plan n’est pas établi. Découvrir cela en juin, après le vote du budget annexe, transforme une obligation prévisible en incident budgétaire. Le même test posé sur le bilan de septembre laisse un exercice entier pour réagir.

Le test, dans l’ordre où il se pose

• Calculer l’indice linéaire de consommation de l’exercice
• En déduire le rendement seuil, et vérifier la situation en zone de répartition des eaux
• Comparer le rendement obtenu au seuil calculé et à la valeur de 85 %
• Sous le seuil, inscrire le plan d’actions au calendrier des deux ans
• Chiffrer la majoration de redevance sur l’assiette de prélèvement déclarée

L’indice de connaissance patrimoniale, un barème de 120 points

L’indice de connaissance et de gestion patrimoniale des réseaux ne mesure pas l’état des conduites, il mesure ce que le service sait de ses conduites. Il s’obtient en additionnant des points sur un barème de 120, partie par partie : existence et mise à jour annuelle du plan des réseaux, inventaire des tronçons avec diamètre, matériau et année de pose, localisation des branchements, informations sur les interventions et programme pluriannuel de renouvellement des canalisations.

Un service qui répond aux questions du barème découvre presque toujours des points acquis qu’il ne comptait pas, et des points atteignables dans l’année sans dépense nouvelle : mettre à jour le plan après chaque chantier, noter le matériau constaté lors d’une réparation, dater les tronçons que seuls les anciens agents connaissent avant leur départ. Le seuil de 40 points mérite d’être suivi de près, parce qu’il commande l’exigence de descriptif détaillé associée au test de rendement.

La note de calcul, la pièce qui tient la séance

La question qui tombe en assemblée délibérante n’est jamais théorique. Un élu demande d’où vient cet indice de pertes, pourquoi le rendement a baissé de trois points, ou ce que recouvre le volume de service. Si la réponse suppose de rouvrir un fichier, de retrouver le bon onglet et de relire une formule imbriquée, la séance passe à autre chose et le doute demeure. Une note de calcul répond en une page : la formule, ses valeurs sources, le relevé d’origine et sa date.

La même pièce sert face à l’agence de l’eau. Une demande de vérification sur un indicateur transmis se traite avec la formule, le linéaire retenu et les douze relevés de l’exercice, au lieu d’une reconstitution qui mobilise le secrétariat une demi journée. Cette traçabilité n’ajoute aucun travail quand elle se construit à la saisie. Elle coûte cher, en revanche, si on tente de la reconstituer après coup, quand l’agent qui tenait le fichier a changé de poste.

Écrire le rapport, tenir la séance, saisir dans l’observatoire

Le rapport sur le prix et la qualité du service suit un plan attendu : caractérisation du service, tarification et recettes, indicateurs de performance, financement des investissements, actions de solidarité. La facture type pour une consommation de 120 mètres cubes y figure, avec le prix du mètre cube au 1er janvier. Une fois les volumes bouclés et les indicateurs calculés, la rédaction se réduit au commentaire de l’exercice : les travaux réalisés, les incidents rencontrés, les décisions à venir.

Après la présentation viennent trois gestes qui s’oublient facilement : la délibération qui prend acte, la mise à disposition du public avec l’avis correspondant, et la saisie des indicateurs dans l’observatoire national. Cette saisie reste faite par le service, sous sa responsabilité. Ce qui la rend pénible n’est pas le portail, c’est d’aller rechercher cinquante valeurs dans un rapport et dans un tableur. Préparées dans l’ordre du questionnaire, elles se reportent en lisant une ligne à la fois.

Les pièces à sortir pour la séance

• Le rapport complet, texte, tableaux réglementaires et graphiques pluriannuels
• La note de l’agence de l’eau relative aux redevances de l’exercice
• Le projet de délibération prenant acte de la présentation
• L’avis de mise à disposition du public et sa date d’affichage
• Le fichier d’export prêt pour la saisie dans l’observatoire national