Ce qu’il faut réunir avant de présenter le rapport à l’assemblée

Exercice clos, le rapport sur le prix et la qualité du service est rédigé et la séance de l’assemblée délibérante approche. Il s’agit désormais de réunir les pièces et de cocher les contrôles pour un dossier exact. L’article D. 2224-5 du code général des collectivités territoriales et l’arrêté du 2 mai 2007 cadrent la liste, des données techniques à la facture type.

Checklist opérationnelle, dans l’ordre des sollicitations et contrôles : pièces externes, comptabilité, terrain, puis vérifications des indicateurs, prix au 120 m³, documents de séance et suites.

Les pièces à réunir, une par une

Ce qui vient de l’extérieur du service

Commencez par les pièces à calendrier externe. D’abord le bilan annuel de la qualité de l’eau destinée à la consommation humaine, établi par la délégation départementale de l’agence régionale de santé. Il consolide les contrôles de l’exercice et sert de base, sans retraitement, aux taux de conformité P101.1 et P102.1.

Ajoutez la note annuelle de l’agence de l’eau, qui précise les redevances dues au titre de l’exercice et rappelle le programme d’intervention. Si votre service achète de l’eau en gros, ou si une partie de la distribution est déléguée, sollicitez les données agrégées du fournisseur ou du délégataire : volumes livrés, volumes exportés, interventions significatives et tout élément utile au bouclage des volumes.

Ce qui vient de la comptabilité

Rassemblez la délibération tarifaire en vigueur au 1er janvier de l’année suivant l’exercice, car la facture type au 120 m³ est établie à cette date selon l’arrêté du 2 mai 2007. Intégrez l’état de la dette du budget annexe pour documenter les charges financières, les perspectives d’investissement et, si besoin, l’état des restes à réaliser.

Extrayez les montants des redevances dues à l’agence de l’eau au titre des prélèvements et, le cas échéant, les redevances facturées aux usagers et reversées. Conservez la pièce justificative de paiement et, si vous appliquez une part assainissement, les flux correspondants pour la facture type. Les recettes, charges et soldes du budget annexe doivent être prêts pour les tableaux du rapport.

Ce qui vient du terrain

Consolidez le linéaire de réseau à jour, avec ventilation par diamètre et matériau si disponible, ainsi que le descriptif détaillé des réseaux prévu par la réglementation issue du Grenelle. Listez les travaux de renouvellement de l’exercice (longueurs remplacées, coûts) et annexez les fiches d’intervention significatives : casses, recherches de fuite, renouvellements ciblés, compteurs généraux remplacés.

Rassemblez les volumes pour le bilan : compteurs de production, volumes achetés, volumes exportés, volumes utilisés pour services, purges et nettoyages, écarts inventoriés lors des interventions. Si vous avez réalisé un calage de compteur général, archivez le certificat de vérification.

Les vérifications sur les indicateurs

Le bouclage du bilan des volumes

Avant d’extraire un rendement, bouclez le bilan des volumes. Vérifiez : volume mis en distribution = volume produit + volumes achetés - volumes exportés - usages internes et autorisés, corrigé des écarts comptabilisés. Contrôlez la cohérence avec l’historique et la même période de l’exercice précédent. Un écart inexpliqué impose relecture des relevés, test d’intégrité des compteurs généraux et, si nécessaire, recherche de fuite.

Pour un pas à pas détaillé, voir l’article guide boucler le bilan des volumes et calculer le rendement, qui rappelle la progression des volumes sources jusqu’au volume mis en distribution et au calcul du P104.3.

Les taux de conformité P101.1 et P102.1

Reprenez les taux de conformité microbiologique et physico-chimique tels qu’ils figurent dans la synthèse annuelle de l’ARS. Aucun retraitement n’est à opérer dans le rapport. Assurez la cohérence de la période, des unités et des laboratoires entre la synthèse et le corps du rapport. Mentionnez les restrictions d’usage et actions correctives signalées par l’ARS.

Le test du seuil de rendement

Calculez le rendement du réseau de distribution P104.3 et l’indice linéaire de pertes P106.3 à partir d’un bilan bouclé. Renseignez l’indice de connaissance et de gestion patrimoniale des réseaux P103.2 poste par poste, en vous appuyant sur le descriptif détaillé des réseaux et vos pratiques de suivi. Testez ensuite le seuil réglementaire de rendement applicable au regard de la densité linéaire d’abonnés. En cas de rendement insuffisant, la réglementation issue du décret 2012-97 impose un plan d’actions et une majoration de la redevance de prélèvement peut s’appliquer.

Pour mesurer l’enjeu budgétaire, voyez l’analyse chiffrée ce que coûte réellement un rendement de réseau sous le seuil, utile pour étayer la note de présentation et prioriser les travaux.

Le prix du service et la facture type

Le prix de l’eau et, le cas échéant, de l’assainissement s’expriment dans une facture type de 120 m³ établie au 1er janvier de l’année suivant l’exercice, conformément à l’arrêté du 2 mai 2007. La présentation détaille la part fixe, la part proportionnelle, les redevances applicables et la taxe sur la valeur ajoutée, ligne à ligne, pour un abonné domestique. Cette facture type reprend strictement la délibération tarifaire en vigueur à la date de référence.

Avant séance, alignez trois éléments : la délibération tarifaire, la facture type reproduite dans le rapport et l’évolution entre N et N-1 affichée dans les tableaux. Contrôlez unités, arrondis, dates d’effet et, pour l’assainissement, l’articulation avec la commune ou le syndicat compétent. Si une part spécifique a évolué en cours d’année, explicitez la période d’application, mais conservez la référence officielle au 1er janvier pour la facture de 120 m³.

En complément, l’article réglementation ce qui est obligatoire dans le rapport annuel en régie récapitule les items exigés par l’article D. 2224-5, utile pour contrôler le sommaire et les annexes.

Les documents de séance à préparer d’avance

Le projet de délibération

Rédigez le projet par lequel l’assemblée délibérante prend acte de la présentation du rapport, conformément à l’article D. 2224-5. Prévoyez un article sur la mise à disposition du public et ses modalités. Joignez le rapport en annexe, dans un format aisément archivable.

L’avis de mise à disposition du public

Préparez l’avis destiné à l’affichage aux lieux habituels. Indiquez lieu de consultation, jours et horaires, et durée d’affichage. Rappelez que le rapport porte sur l’exercice N et qu’il est consultable au moins un mois. Anticipez l’emplacement, conservez la date de pose et, à l’issue, l’attestation de dépose, pour faciliter la preuve en cas de contrôle.

La transmission aux communes membres

Pour un syndicat, préparez le courrier de transmission aux maires des communes membres. Joignez la délibération adoptée et le rapport. Précisez les modalités locales de mise à disposition au public sur le territoire communal et, selon les pratiques, transmettez le support numérique pour réutilisation sur le site internet de la commune. Vérifiez adresses, circuits de signature et délais postaux au regard de la date de séance.

Après la séance, fermer la boucle

Mise à disposition effective

À l’issue du vote, mettez effectivement le rapport à disposition du public, selon les modalités annoncées. Si l’accès se fait au siège du service, tenez un exemplaire papier et un registre de consultation. Si une mise en ligne est assurée, vérifiez l’accessibilité des fichiers et l’insertion dans la rubrique institutionnelle. L’avis d’affichage doit rester en place pendant la durée annoncée et sa date d’apposition être conservée.

Saisie dans l’observatoire national

Procédez à la saisie des indicateurs dans l’observatoire SISPEA, géré par l’Office français de la biodiversité. Préparez les valeurs calculées des P101.1, P102.1, P103.2, P104.3 et P106.3, ainsi que les éléments de contexte demandés. Contrôlez unités et périodes. Une relecture croisée entre le fichier prêt pour l’observatoire et le rapport évite les divergences.

Archivage de la note de calcul

Classez un dossier complet : rapport adopté, délibération, avis d’affichage et preuves, synthèse ARS, note de l’agence de l’eau, pièces comptables et, surtout, la note de calcul des indicateurs retraçant chaque valeur source jusqu’au relevé d’origine. Ce dossier permettra de répondre vite à une question survenant deux exercices plus tard, ou d’expliquer un écart sur le rendement.

La checklist condensée sur une page

Pour tenir le calendrier, regroupez la liste en quatre blocs, avec le responsable et l’échéance interne. Sollicitez tôt ce qui vient de l’extérieur, verrouillez la facture type dès la publication tarifaire, bouclez les volumes avant les graphiques et préparez les trois documents de séance avant la convocation.

• Pièces externes : synthèse ARS, note de l’agence de l’eau, données du fournisseur en gros ou du délégataire.
• Pièces comptables : délibération tarifaire, état de la dette, redevances dues et reversées, soldes budgétaires.
• Pièces terrain : linéaire de réseau, travaux de renouvellement, fiches d’intervention, relevés et volumes d’exploitation.
• Indicateurs : bilan des volumes bouclé, P104.3 et P106.3 recalculés, P103.2 renseigné, P101.1 et P102.1 repris de l’ARS, seuil de rendement testé.
• Documents de séance : projet de délibération, avis d’affichage, courrier aux maires des communes membres.
• Suites : mise à disposition effective, affichage daté, saisie SISPEA, archivage du dossier et de la note de calcul.

En synthèse, présenter sans surprise

Réunir les pièces extérieures en amont, caler la facture type sur la délibération en vigueur, boucler les volumes avant de calculer P104.3 et P106.3 et reprendre fidèlement P101.1 et P102.1 de l’ARS évite les débats de dernière minute. La mise à disposition au public pendant au moins un mois et la saisie SISPEA ferment la boucle réglementaire. Si vous souhaitez industrialiser ces étapes, le suivi mensuel des volumes, l’alerte sur les écarts et la génération du rapport sont réunis dans le suivi mensuel des volumes et le RPQS dans Rendeau, utile autant à la régie communale qu’au service d’assistance technique départementale.